Plongée dans la communication interne de l’équipe DeepWater…

Écrit par admin. Publié dans Actualité PlanetSolar

Un projet de communication ne se résume pas seulement à la création de plans de communication à l’intention du public, il nécessite aussi une communication interne. Formés à l’heure de la « génération Y » et familiers des nouvelles technologies, nous avons recours à plusieurs outils pour assurer la communication entre les membres de notre projet. Les voici…

facebook-icon

Facebook : notre première démarche n’a pas été un échange de numéro (et encore moins d’adresse), mais la création d’un groupe privé sur Facebook. Il s’agit d’une page uniquement visible par les membres invités. Les notifications – par exemple quand quelqu’un écrit un post – sont affichées comme des notifications standards sur Facebook et elles permettent de se tenir informé de manière très simple des idées des autres membres.

  • Ce qu’on aime : la communication y est rapide. On échange des documents et des photos qu’on peut commenter. Cette page Facebook nous procure une bonne vue d’ensemble sur les débats un projet en cours.
  • Le point faible : à cause de la structure historique de Facebook, les contributions ne peuvent pas être classées selon des sujets mais elles s’affichent chronologiquement. Pour retrouver des discussions sur un sujet ancien, Facebook manque de commodité.

mail_icon

Email : Pour une communication plus formelle, voire officielle, ou pour le transfert des données de plus grande taille, l’email est l’outil le plus favorable à notre disposition. Nous l’utilisons surtout pour la communication avec l’équipe universitaire de communication du projet ou pour s’adresser à des personnes externes.

  • Ce qu’on aime : on peut s’adresser à une seule ou à plusieurs personnes. Les emails peuvent être classés individuellement selon les besoins.
  • Le point faible : Après une réunion, il n’est pas rare de se retrouver avec une vingtaine de mails sur des sujets différents. Les conversations sont moins instantanées que sur Facebook.

whatsapp_icon

Whatsapp : Vive la génération smartphone ! Alors que l’email et le compte Facebook nécessitent d’abord l’ouverture d’une application pour consulter les nouveaux messages (en tout cas selon les options choisies), Whatsapp les signale automatiquement. Cette messagerie s’apparente à un échange de SMS, mais elle présente certains avantages sur le SMS.

  • Ce qu’on aime : Whatsapp est une application gratuite. Une connexion Internet sur Smartphone suffit. On peut créer des « chats » et écrire avec plusieurs personnes de façon instantanée
  • Le point faible : Whatsapp ne se prête qu’à des messages brefs, par exemple pour obtenir l’approbation de toute l’équipe pour une action. De grandes discussions sont difficiles à suivre.

doodle2

Doodle : Pour fixer la prochaine date de réunion ou un apéro de détente, le site Web de planification et de sondage Doodle est un outil indispensable d’organisation. Il propose plusieurs dates et heures avec la possibilité, pour les membres invités, d’indiquer leurs disponibilités.

  • Ce qu’on aime : au lieu d’envoyer des dizaines d’emails à gauche à droite, cet outil permet de trouver une date de manière très simple et rapide. Etant donné que la réponse de chacun est visible par les autres, cet instrument est plutôt incitatif: si on constate que tout le monde est disponible à une date précise, on peut plus facilement s’arranger pour l’être également.
  • Le point faible : Doodle nécessite une inscription, et un peu de temps pour créer le sondage…

dropbox_icon

Dropbox : Dropbox est un service de stockage et de partage de fichiers en ligne afin que toute l’équipe accède aux mêmes ressources. Si un membre modifie un document, la modification apparaît dans le fichier pour tout le monde.

  • Ce qu’on aime : On peut stocker de grandes quantités de fichiers (très utile aussi pour des photos en haute qualité) et garder de l’ordre. De plus, on peut accéder aux fichiers depuis n’importe quel poste, peu importe qu’on ait oublié son ordinateur personnel à la maison!
  • Le point faible : Des problèmes de sauvegarde peuvent survenir si deux personnes modifient un fichier en même temps. On perd ainsi la visibilité qui fait l’atout du site.

google_docs_icon

Google Docs : Google Documents fonctionne comme un logiciel de traitement de documents en ligne. Il permet de créer des fichiers Word et Excel, de les traiter et de les sauvegarder en ligne.

  • Ce qu’on aime : Plusieurs personnes peuvent traiter un fichier en même temps car toutes les modifications sont immédiatement enregistrées. Elles s’affichent pour tous les utilisateurs, alors qu’avec Dropbox, on traite d’abord un document sur son ordinateur, puis dans un second temps seulement, on le (re)partage avec ses amis.
  • Le point faible : Le classement de fichiers est moins facile qu’avec Dropbox et nécessite plus de temps. La capacité de stockage est également moins importante que sur Dropbox.

 

Pour résumer, quand il s’agit de s’envoyer des messages courts et urgents, l’application Whatsapp est l’outil le plus favorable. Pour discuter d’un sujet d’actualité et rassembler des opinions des différents membres de l’équipe, un groupe privé sur Facebook s’avère la solution idéale. Mais pour des messages formels ou confidentiels, le recours à l’email présente la possibilité de modifier les destinataires à chaque envoi nouveau. Par la suite, les emails peuvent être classés. Pour travailler conjointement sur un même document, Google Docs est d’un grand secours puisqu’il offre un traitement en ligne avec une sauvegarde instantanée. Afin d’archiver et de stocker une grande quantité de documents, le recours à Dropbox semble néanmoins plus adéquat. Enfin, pour fixer une date de réunion, le logiciel Doodle est idéal.

Bien que tous ces supports facilitent et accélèrent notre communication, ils ne sauraient remplacer des réunions physiques régulières. Mais ils rendent avantageusement leur organisation et leur préparation d’autant plus efficace!